Realizar um evento de sucesso é uma tarefa que requer uma boa dose de planejamento, organização, networking e até mesmo conhecimento básico em marketing. Recentemente, os eventos têm se tornado uma alternativa bastante estratégica para as empresas alcançarem sues objetivos, sejam eles de marketing, vendas ou de recursos humanos, por exemplo.

Planejar e executar bem estes eventos é uma boa oportunidade de gerar buzz e aumentar o valor percebido da marca ou pessoa que promove.

Confira abaixo 11 dicas para realizar um evento de sucesso

 

1. Defina o propósito do evento

Já que você pretende investir na realização de um evento para sua marca, é fundamental que você defina primeiro qual é o propósito do mesmo. Desta forma, você conseguirá obter resultados mais expressivos e até mesmo medir estes resultados. Pergunte-se o que você ou sua empresa quer com o evento.

Alguns objetivos são possíveis: aumentar o valor percebido da marca, aumentar o alcance de público, promover a integração entre equipes ou times internos, promover produtos e serviços ou até mesmo promover eventos futuros.

 

2. Escolha um tema relevante para o evento

Com o objetivo definido, pense em um tema que será relevante para o seu público e que ajudará a fazer com que seu público não queira perder seu evento por nada!

Você pode optar por algo que está em voga no momento, assuntos que ainda não foram abordados pelo seu mercado e que são tendências para os próximos meses ou até mesmo um lançamento que sua empresa pretende fazer em breve.

Pergunte de algumas pessoas que fazem parte do seu público se elas teriam interesse e iriam ao seu evento. Se a resposta for sim, vale a pena investir!

 

3. Delimite o público do seu evento

Quem você acredita que seja o público relevante para seu evento? Quantas pessoas você deseja que participem da ocasião?

Se o evento é público tem relevância social, pense se você tem interesse em convidar jornalistas e influenciadores digitais. Em geral, eles oferecem uma ajuda fundamental para disseminar as informações para a sociedade.

 

4. Defina e valide a data do evento

Quase todo mundo já fez um aniversário no mesmo dia em que um grande evento aconteceu na cidade.

Para que seu evento não corra o risco de ficar às moscas por haver outra programação relevante para o público, defina a data que você pretende realizar o evento e verifique se não há outros eventos nesta mesma data. Só então divulgue a data do seu evento.

 

5. Escolha um local adequado para o evento

A escolha do local para o evento é um dos fatores que estão diretamente relacionados ao sucesso do mesmo. Você pode promover um evento com programação incrível e realmente relevante. Mas se ele ocorrer muito distante de onde seu público está ou cujo acesso é bastante difícil, as chances de fracasso são consideravelmente altas.

Alguns pontos importantes a avaliar para a escolha do local são localização, capacidade, acessibilidade, disponibilidade de equipamentos, iluminação, proximidade de restaurantes e lanchonetes em caso de eventos que duram o dia inteiro, e até mesmo a possibilidade de oferecer coffee-breaks ao público. Sinal aberto de Wi-Fi também faz toda a diferença para que seu público compartilhe partes do seu evento com amigos em tempo real e gere um buzz positivo para a marca.

A combinação equilibrada de todos estes fatores certamente estará entre as conversas dos convidados após o término do evento!

 

6. Determine as atrações e a programação do evento

Este é o momento de pensar nos participantes que irão ser ‘a cara’ do evento. Quem irá apresentá-lo? Quem serão os palestrantes? Haverá alguma atração ‘extra’ para divertir e descontrair o público?

Se seu evento é muito longo, considere convidar o máximo possível de palestrantes que já têm a admiração do público. Assim, as chances de as pessoas ficarem entediadas durante o evento são as mínimas possíveis.

Ao definir a programação, considere incluir momentos de pausa para eventos muito longos. Desta forma, você permite que os participantes tenham alguns minutinhos para beber água, ir ao banheiro e até resolver assuntos urgentes de trabalho, sem perder a programação do evento.

 

7. Providencie os equipamentos e recursos necessários para o evento

Quais equipamentos serão necessários para realizar o seu evento com sucesso? Haverá necessidade de iluminação especial, quadro branco e mesas extras, por exemplo?

Note que, ao alugar um espaço para evento, alguns locais já oferecem equipamentos fundamentais inclusos no valor do aluguel, como datashow, tela para a apresentação, caixa de som com microfone e até porta-banners.

Outros, no entanto, deixam que o próprio organizador do evento ‘se vire’ e providencie estes equipamentos. Neste caso, vale avaliar considerar o custo de aluguel sem estes equipamentos mais o custo da contratação destes equipamentos por fora, e comparar esta soma à locação de um espaço que já oferece todos estes recursos.

 

8. Acompanhe o trabalho das equipes e profissionais envolvidos

Verifique de perto o andamento dos trabalhos e promova a integração entre os profissionais e equipes envolvidos na organização do seu evento. Esse tipo de postura evita que você descubra problemas irremediáveis quando seu evento já está próximo de acontecer.

Se possível, crie grupos de Whatsapp para integrar estes profissionais e equipes, sem exagerar nas cobranças e sem ser invasivo. Esse tipo de abordagem permite maior fluidez à organização do evento.

 

9. Utilize uma plataforma para vender os ingressos online

Se seu evento é público e você irá trabalhar com bilheteria, vender online é a melhor solução. Para auxiliar nesse sentido, já existem diversas plataformas que facilitam esse processo de venda, cobrando apenas uma taxa sobre o valor de cada ingresso vendido. Sympla, Ingresse e AppTicket são algumas plataformas que podemos citar como exemplo.

Vale lembrar que sempre é possível aproveitar também o poder do PayPal e PagSeguro.

 

10. Crie uma página de evento no Facebook e divulgue-o

Divulgar o seu evento na internet é a melhor opção! E o Facebook pode ser um grande aliado. Você pode criar um evento de forma gratuita e convidar todas as pessoas que você conhece para o evento, além de pedir que elas também convidem seus amigos que possam se interessar no mesmo.

Em seguida, você pode ‘promover’ o evento no Facebook de forma paga, para que o mesmo alcance mais pessoas que possam se interessar nele.

Inclua neste espaço todas as informações relevantes para o público previsto, uma imagem bonita e impactante como capa, além do link para obter os ingressos online!

Obviamente, você também deve investir em e-mail marketing, anúncios no Google e até mesmo impressos para convidados especiais.

 

11. Peça feedback aos participantes!

Um ou dois dias após o evento, envie um e-mail para os participantes e peça feedback sobre ele. Pergunte que nota eles dariam para o evento, o que eles mais gostaram, o que menos gostaram e se recomendariam a outras pessoas.

Esta é, de longe, a melhor forma de saber se seu evento foi bem recebido pelo público, se seu planejamento e organização estão no caminho certo e onde é necessário melhorar.

Além disso, você ainda pode medir a demanda do publico pelo seu evento e se há a necessidade de realizar novas edições do mesmo evento!

 

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